오피스 환경 구축은 몰입, 정서적 케어, 환경 !
이 3 가지 키워드를 통해 오피스 환경이 직원에게 제공해야 하는 오피스 경험의 방향성을 제시했다.
그렇다면 이 같은 오피스 환경은 구체적으로 어떻게 구축하는 게 효과적일까?
1.오피스 구축 프로젝트에 직원 참여
오피스 구축 과정에서부터 구성원을 관찰하고 이야기를 들으며 직원을 이해하는 작업이 필요하다.
2020년 금속가공공구 제조업체 와이지원은 퍼시스와 함께 신사옥 이전을 준비하면서 기업문화 TF를 구성했다.
임직원 세미나, 사례별 인터뷰, 구성원 설문 조사, 티에크 워크숍을 통해 오피스에 필요한 아이디어와 개선점을 모으고 조직문화와 일하는 문화를 반영한 오피스 콘셉트를 도출했다. 전 과정에서 직원들이 적극적으로 참여한 결과, 와이지원은 오피스 구축 논의 과정에 직접적으로 참여한 구성원의 오피스 환경 만족도가 그렇지 않은 구성원의 만족도보다 뚜렷하게 높은 것으로 나타났다.
2. 오피스 공간 프로그램 운영 서비스 확장
그동안 오피스 프로젝트는 오피스를 준비하고 설계하고 실행한 후 입주와 함께 종료됐다.
하지만 입주 다음은 직원 경험이 시작되는 중요한 시기이다.
이때 구성원 의견을 단순 불편사항으로 치부하지 않고 적극적으로 수용하면서 오피스를 계속해서 유지 관리 개선해야 한다. 오피스 운영과 관련된 다양한 외부 구독 서비스도 활용할 수 있다. 과거에는 가구,오피스, 내 집기 AS나 인테리어 설비 유지 보수 등 물리적인 공간 구성 중심으로 외부 업체와의 협업이 이뤄졌다면 요즘은 공간 프로그램 운영 차원으로 서비스가 확장되고 있는 추세다.
키친 및 스낵바 구독 서비스나 사내 도서관 운영 구독 서비스가 대표적이다.
오피스 담당자들은 각 서비스에 특화된 전문화된 파트너와 협업해 지속적으로 오피스 환경을 개선해 나가 함으로써 긍정적인 직원 경험을 제공할 수 있다.
3. 조직문화 개선 위한 오피스 환경 개선
오피스가 눈에 보이는 기업 문화라는 관점에서 오피스 환경에 대한 고민을 조직 문화에 대한 고민으로 확정해야 한다.
미래학자인 제이콥 모건은 업무 환경을 3가지 환경으로 구성된다고 설명했다.
1.직원 경험이 직원들이 실제로 일을 하는 물리적 환경
2.일을 하는 데 필요한 도구와 기술을 일컫는 기술적 환경
3.조직의 분위기나 느낌을 만들어내는 문화적 환경
이 중 특히 물리적 환경과 문화적 환경을 연결하기 위해 오피스 내의 포스터나 사인그래픽 등 인테리어 디자인으로 조직의 지향점을 표현하는 기업이 늘어나고 있다. 퍼시스가 시공한 위대한 상상은 배달앱을 통해서 요기요로 바뀐 브랜드 이미지를 시각적으로 풀어냈다. 철가방을 활용한 그래픽을 걷어내고 요기요라는 새로운 브랜드의 4명과 지향점을 담은 디자인으로 새로운 브랜드 이미지를 표현했다.
앞으로 오피스 프로젝트 담당자 또한 물리적 환경을 기획하는 것에서 더 나아가 기술적 환경과 문화적 환경을 총체적으로 고민해 사용자 경험을 관리하는 방향으로 역할을 확장해야 한다. 오피스의 물리적 환경을 온전히 활용하려면 일하는 방식과 구성원의 행동도 함께 변해야 한다. 최근 퍼시스가 사무환경 컨설팅을 통해 공간을 제안할 뿐 아니라 조직 관리의 방향까지 조언하는 이유다. 2023년 광동제약 프로젝트가 대표적인 사례인데, 광동제약은 과천신사옥 이전을 앞두고 자율적으로 일하는 스마트오피스 도입을 희망했다. 퍼시스는 광동 제약만의 스마트워크가 무엇인지를 먼저 정의하고 이에 기반해 스마트 오피스 가이드를 작성했다. 스마트 오피스 가이드에는 사무환경 기준 수립을 위한 표준화 원칙, 조직 구성을 반영한 레이아웃, 세부 공간 디자인 방향뿐 아니라 스마트 오피스를 운영하는 방법에 대한 조언까지 담았다.
예컨대 공간 예약 시 사용할 IT 솔루션에 필요한 기능 공용 수납이나 공용 키친과 같이 새롭게 생겨난 공간을 관리하는 이런 변화를 관리하는 분기별 액션 플랜 등을 조언했다.
정리하며
이제 단순 부동산 자산으로 존재하는 오피스 최소 공간의 최대 인원을 배정하는 것이 최선인 오피스 유지 보수만 하면 되는 오피스의 시대는 끝났다. 사용자인 구성원들의 문화와 인식의 변화에 따라 오피스 환경 또한 빠르게 변화하고 있다.
새로운 트렌드를 발 빠르게 감지하고 직원 경험 관점에서 오피스 환경을 지속적으로 개선해 나가는 기업이 최고의 조직을 만들어낼 수 있을 것이다.
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