성공한 리더는 일대일 미팅이 업무의 기본이라는 사실을 안다. 리더의 성공은 결국 팀원들의 성과에 달려 있기 때문이다. 개별 회의를 리더십을 발휘할 기회로 활용하는 리더는 팀의 일상적 성과를 개선하고, 효율을 높일 수 있다. 팀원들과 심리적 안전감을 쌓고, 팀원들을 동기 부여해 참여도를 높일 수도 있다.
하지만 리더에게 언제, 어떻게 팀원들과 개별적으로 만나야 하는지 확실한 지침이나 교육을 제공하는 조직은 거의 없다. 리더가 일대일 면담에 투자하지 않으면 팀원들은 업무적으로나 감정적으로 단절될 위험이 있다. 리더가 팀원들과 일대일 미팅을 효과적으로 준비하고 진행하는 방법을 알아봤다.
일대일 미팅 사전 준비
일대일 미팅을 잡을 때는 팀원들의 일정을 파악해 초대장을 보내는 것 말고도 고려해야 할 사항이 많다. 팀원마다 고유한 니즈에 가장 부합하는 대화의 토대를 마련하고 세부 계획을 세워야 한다.
새로운 계획이나 어젠다를 알려라
일대일 미팅 소식을 처음 접해서 누구도 소외감을 느끼지 않도록 하자. 회의를 조직의 가치와 개인의 가치를 확인하게끔 한다. 당신과 팀원들이 서로를 더 잘 알고, 어려움을 파악하고, 커리어에 관해 토론하고, 필요할 때 도움을 줄 수 있는 기회라고 밝히자.
이런 발표는 성공적인 미팅을 만들기 위해 필요한 사항을 팀원들에게 알릴 수 있는 좋은 기회이기도 하다. 회의가 효력을 발휘하려면 팀원들이 우선순위에 따라 어젠다를 설정하고, 호기심을 갖고, 적극적으로 참여하고, 솔직하게 소통하고, 문제와 솔루션을 깊이 고민하고, 도움을 청하고, 피드백에 따라 행동해야 한다.
빈도를 정하라
일대일 미팅을 얼마나 자주 열지 결정할 때 다음 3가지 접근방법 중 하나를 골라야 한다.
(1) 일주일에 한 번 30분 정도 만난다.
(2) 격주로 45~60분 동안 만난다.
(3) 하이브리드 방식으로 어떤 팀원은 매주 만나고 다른 팀원은 격주로 만난다.
어떤 방법을 택하든 한 달 동안 직원들과 거의 비슷한 시간을 보내서 모든 직원이 똑같이 대면 지원을 받게 하는 것을 목표로 삼는다.
리더들 가운데 보통 직급이 높은 몇몇 사람은 일대일 미팅을 3~4주에 한 번씩하고 싶어 한다. 하지만 각 팀원에게 매달 60분 정도만 투자해서는 신뢰 관계를 구축하기 어렵다. 게다가 최근 사건을 더 기억하기 쉽기 때문에 시간이 오래 지나면 만나기 몇 주 전에 일어난 문제에 대해 논의할 가능성이 줄어든다.
보다 중요한 사실은 팀원의 업무 및 성장과 관련한 특정 분야를 중심으로 모멘텀을 구축할 수 있을 때 일대일 미팅이 가장 효과를 발휘할 수 있단 점이다. 월간 미팅으로는 이렇게 하기가 힘들다. 팀원들이 노련하고 오랫동안 함께 일해온 데다 필요한 경우 당신이 언제나 시간을 낼 수 있다면 월간 미팅이 효과가 있을지도 모른다. 그러나 직원들은 월간 미팅을 가장 바람직하지 않다고 평가했고 참여도도 더 낮았다.
미팅을 취소하지 마라
팀원들이 업무를 진행하는 것을 방해하고 우선순위에서 밀린다고 느끼게 만들 수 있다. 때때로 팀원들의 사기를 떨어뜨릴 수도 있다. 만약 미팅을 취소해야 한다면 즉시 일정을 조정하자. 일정을 미루는 게 아니라 앞당기는 한이 있어도 그 주에 다시 잡는 것이 가장 좋다. 미팅 시간을 줄이는 방법도 있다. 잠깐이라도 만나는 게 아예 안 만나는 것보다 낫다.
장소를 정하라
대개의 팀원들은 화상 미팅이 대면 미팅보다 다소 부족하다고 느끼지만, 형식에 상관없이 미팅의 근본적 가치는 비슷하다고 평가한다. 직접 만날 수 있다면 당신과 직원 모두 편안하고, 집중할 수 있고, 방해받지 않을 만한 장소를 정하라. 직장인들을 대상으로 한 설문 조사에서 가장 높은 점수를 받은 장소는 리더의 방이나 회의실이었다. 가장 낮은 곳은 팀원이 일하는 사무실이었다. 카페나 사무실 근처 산책로 같은 외부 장소에 대한 선호도는 일정하지 않기 때문에 모든 사람이 좋아할 거라고 가정해서는 안 된다. 팀원들과 미리 상의해서 어디가 가장 편안할지 파악하자.
어젠다를 정하라
많은 리더들이 어젠다를 요구하기에는 일대일 미팅이 가볍다고 생각한다. 하지만 미리 준비했든, 필요에 따라 미팅 중에 설정했든 어젠다가 있으면 효율적인 미팅이 될 가능성이 가장 높다. 직원들이 어젠다를 설정하는 데 참여하는 것도 중요하다. 어젠다에 대한 공동작업은 각 당사자가 논의할 주제 목록을 만드는 것만큼 간단할 수 있다. 미팅에서 두 사람은 먼저 직원이 짜온 목록을 살펴본 다음 시간이 남으면 리더의 목록을 논의해야 한다. (둘 다 목록을 준비하면서 후속 조치가 필요한 사안이 있는지 이전 회의록을 검토해야 한다.)
일단 미팅 준비가 끝나면 실속 있는 토론은 팀원이 편안해하는 환경을 조성할 수 있느냐에 달렸다. 유익한 일대일 미팅은 직원의 현실적 니즈와 존경, 경청, 인정, 신뢰, 소속감을 느끼고 싶은 개인적 니즈를 모두 충족시킨다. 그렇게 만들고 싶다면 다음 조언을 따르자.
분위기를 조성하라
우선 집중하라. 이메일 알람을 끄고, 휴대전화를 치우고, 문자 알림을 무음으로 바꾸자. 미팅이 시작되면 기본적으로 직원의 니즈, 성과, 참여를 논의하는 자리라는 점을 상기하자. 미팅에 들어갈 때 지금 기분이 어떤지 확인하자 : 미팅에 참가하는 리더의 감정은 전염 효과가 있으므로 활기차고 낙관적으로 시작하자. 미팅에 대한 목표와 기대를 강조한 다음 업무와 관련 없는 이야기, 관계 쌓기, 성과 또는 감사 인사로 주제를 옮겨 탄력을 붙이고 심리적 안정감을 조성하자. 일대일 미팅을 그냥 해치워야 하는 일 중 하나로 접근해선 안된다.
말하기보다 들어라
일대일 미팅의 성공을 가늠할 수 있는 가장 큰 예측변수는 미팅 중 발언시간으로 측정하는 직원의 적극적 참여도다. 이상적인 비율은 50~90% 정도다. 어젠다가 어느 정도 영향을 미치겠지만 리더는 직원보다 더 많이 말하지 않도록 조심해야 한다.
말하기에 앞서 팀원을 온전히 이해할 수 있도록 적극적으로 경청하자 : 판단 없이 진심으로 관심을 기울이고 설사 동의하지 않더라도 팀원의 입장을 인정하자. 질문을 통해 팀원의 관점을 명확히 하고 건설적인 이의를 제기하자. 팀원이 당면한 문제와 가능한 솔루션을 고민할 수 있도록 격려하자. 편안하고 안전한 공간을 만들기 위해 자신의 보디랭귀지와 반응에 항상 주의를 기울이자.
견해를 더하라
주의 깊게 듣고 나면 미팅에서 당신의 의견을 말해야 하는 순간이 올 것이다. 일대일 미팅은 팀원의 관점이나 행동에 솔직하고 구체적인 피드백을 해줄 수 있는 좋은 기회다. 당면한 문제가 무엇이든 진심으로 이해하고, 정보를 모으고, 근원을 파악하고, 양측이 만족하는 솔루션을 마련해 함께 문제를 해결하는 과정에 참여할 수 있는 좋은 기회이기도 하다. 팀원의 솔루션이 타당하면 설령 당신의 생각보다 못하더라도 따르는 것이 중요하다. 이는 강력한 메시지를 보내고 팀원이 제안한 방향으로 더 많이 노력하게끔 만든다.
유연하라
설정한 어젠다를 논의하며 유익한 결과를 내려면 필요에 따라 미팅을 유기적으로 운영하라. 가장 중요한 사안에 집중하자. 어떤 사안이 풀리지 않으면 다음 미팅으로 넘기자. 중요한 문제가 불거지면 어젠다를 실시간으로 바꿀 수 있다고 처음부터 팀원들에게 말하자. 각 팀원들과 가장 잘 소통할 수 있도록 커뮤니케이션과 협업 등에 대한 저마다의 선호도를 고려해 그에 맞게 리더십 방식을 적절히 조정하자. 참여도와 포용성이 높아지고, 관계가 깊어지고, 신뢰가 싹틀 것이다.
마무리를 잘하라
당신이 다음 단계에서 지원할 방법을 비롯해 양측을 위해 요점과 실행 항목을 명확히 하자. 리더와 직원 모두 문서로 작성해 놓으면 실행 가능성이 더 커진다. 미팅의 연속성을 높여 필요한 후속 조치를 취할 수도 있다. 마지막으로 시간을 내준 팀원에게 고맙다고 말하자. 진심이라는 점을 보여주기 위해 스케줄에 맞게 시작하고 끝내자.
일대일 미팅을 정리하며
리더와 팀원 모두 프로젝트의 다음 단계, 문제에 대한 솔루션, 각자가 한 약속을 명확하게 이해하고 인정과 존중 속에서 충분히 정보를 얻었다는 느낌으로 대화를 마치는 것이 제일 좋다. 그러나 성공을 판단하는 가장 중요한 기준은 팀원이 미팅을 업무적으로 가치 있고 개인적으로 만족스럽게 여겼는 가다.
현재 상황을 파악하고 서서히 일대일 미팅을 보완하려면 먼저 각 팀원에게 피드백과 앞으로 개선할 점에 대한 아이디어를 요청하라. 팀원들에게 익명으로 다음과 같은 3가지 기본적인 질문을 해볼 수도 있다. 일대일 미팅에서 무엇이 잘되고 있나? 안 되는 점은 무엇인가? 부족한 점을 개선하려면 어떻게 해야 하나? 일대일 미팅에서 어떤 때는 효과가 있던 것이 다른 때는 없을 수 있고, 어느 팀원에게는 편한 것이 다른 팀원에게는 아닐 수 있다는 사실을 알아야 한다. 지금의 패턴이 성공적이라고 생각해도 계속 새로운 방법을 시도하자.
팀원들과 정기적으로 일대일 미팅을 하는 게 부담스러울 수 있다. 하지만 한 사람과 매주 30분씩 만나도 1년에 25시간을 넘지 않는다. 팀과 회사의 성과를 높이는 효과를 생각하면 그리 비싼 대가를 치르는 것이 아니다. 일대일 미팅은 직원 유지에 도움이 되고 채용과 신입사원 온보딩에 쏟는 시간을 줄여준다. 무엇보다 팀원 개개인이 성장하고 목표를 달성할 수 있게 해 준다.
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