일잘러가 업무지시를 명확하게 하는 이유

어느 물리치료사가 날개뼈가 아픈 환자에게 내린 치료 처방이다.
 
'소흉근을 신장하여 견갑골의 전방경사를 교정,
전거근은 재교육과 근력 증진이 필요,
증부•하부 승모근의 근력 증진으로 견갑 골의 전방경사를 대항하고 안정성 증진 필요.
 
아마 이 말을 알아듣는 사람이라면 이미 전문가일 것이다.
자신의 전문적 지식에 사용되는 단어를 누구나 알 수 있다고 생각하면 안 된다.
팀장의 큰 실수 중 하나가 팀원들에게 팀장 자신의 언어로 말한다는 것이다.
업무지시는 누구나 알아들을 수 있고 오해 없는 말이나 문장으로 간결해져야 한다.
간단한 업무지시라도 모호한 단어나 문장을 사용하면 해석의 여지가 남게 된다.
 

업무지시는 추상적으로 하지말자.

업무지시는 재확인이 필요 없을 정도로 정확한 단어와 문장으로 해야 한다.
똑같은 지시를 내려도 지시받은 직원의 업무 이해 과정에 문제가 생기면 성과나 효율은 떨어질 수밖에 없다.
그리고 상하관계의 특성상 팀원은 팀장에게 재확인하고 묻는 것이 팀원 자신이 부족하다고 드러내는 것 같아 망설인다.
게다가 수직적인 조직문화가 강조되는 회사의 경우에는 더욱 그렇다.
팀장의 지시가 명확해질 때까지 직원이 질문하는 일이 더더욱 어렵다.
따라서 상사도 제대로 지시해야 하는 책임이 있다.
 
간결하고 명확한 지시는 업무의 많은 오차를 줄이고 일의 속도를 높여준다.
잘 이해하는 것만큼이나 중요한 것은 잘못 이해하지 않도록 제대로 지시하는 것이다.
특히 복잡한 업무지시일수록 명확한 게 해야 한다.
이런 것은 하급자가 아니라 상급자들이 배워야 할 문제다.
해당 업무를 명확하게 수행하지 못하는 것은 지시하는 사람이 정확한 업무지시를 못한 책임이 크다.
결국 명확하지 않은 지시를 내리면서 그 의도를 알아서 이해하고 일을 처리하라는 것과 같다.
 

일은 언제나 데드라인을 정해줘야 한다.

데드라인이 있을 때와 없을 때의 업무 완성도는 차이가 크다.
본인이 데드라인을 주지 않았다면 일의 마감도 기대하면 안 된다.
그러니 사장은 본인이 애매하게 말하는 버릇이 있는지 확인하고 말의 방식을 쳐야 한다.
'알아서 해 봐요'라든가, '고민해 보고 의견을 줘 봐요' 같은 말은 지시가 아니다.
 
'김 대리! 그 어제 왜 그거 있잖아, 내가 말한 대로 했나요?'
라는 말은 성실하고 똑똑한 김 대리도 오만가지 생각을 하게 만든다.
 
'김 대리! 부산 사무실에 오늘까지 경비사용 내역 보내달라고 어제 말했었는데 아직 안 왔나요?
라고 말해야 한다.
 
자신이 말하는 방식 자체가 애매모호하고 말을 장황하게 하거나, 논점이 왔다 갔다 하거나,
말하는 의도나 지시사항을 전혀 파악할 수 없게 말하는 방식을 가진 상사들이 의외로 많다.
 
문제는 자신이 그렇게 말한다는 사실을 모른다는 것이다.
그러면서 자기 말을 못 알아듣는 직원들을 센스가 없거나 공부가 모자란 것으로 판단한다.
직원 중 한 두 명이 그렇다면 그것은 그들 책임일 수 있지만, 직원 대부분이 그렇다면 그것은 팀장,사장의 책임이다.
축구선수 한둘이 잘못하는 것은 선수 책임이지만, 전체가 못하는 것은 감독 책임인 것과 같은 이치다.
사실 이런 대화 방식이 일상 대화에서는 그렇게 큰 문제는 아니다.
하지만 업무지시 한마디에 회사는 운명과 실적이 갈린다.
 
-출처:사장학개론 (김승호)

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