할 일 목록 작성 노하우

당신이 쓴 할 일 목록에 대해 생각해 보라.
일정한 작성 방식이 있는가?
항목마다 제목이 있는가?
무엇이 우선 과제인지 판단했는가?
대부분은 할 일 목록을 그저 쓰기만 하고 제대로 활용하지 못할 것이다.
 
냇 리치 Nat Rich와 인터뷰는 할 일 목록 관리에 그는 신선한 접근 방식을 제안하는 개인 코치다.
생일 선물을 챙긴다거나 따로 시간을 내어 운동하는 것은 상상도 못 했다.
업무 관련 할 일 목록과 개인적인 할 일 목록은 마치지 못한 일로 가득했다.
나의 두 가지 할 일 목록은 총 스물일곱 가지 항목으로 구성되어 있었다.
 
리치가 말했다.
 
“당신의 목록은 중요도와 관계없이 죽 나열되어 있네요."

정확히 내가 느끼는 바였다.
아주 사소한 과제까지 목록에 마구 집어넣는 바람에 스물일곱 가지 할 일에 치여 과도한 압박감을 느끼고 있었다.
더 큰 문제는 중요도가 낮고 처리하기 쉬운 과제들에 손이 먼저 간다는 것이다.
그러면 결국 중요한 과제를 처리하지 못해 곤경에 처하게 된다.
 
리치는 하루에 세 가지 항목을 우선순위로 정해 매일 실행하고,
나머지는 일종의 선택 사항으로 생각하라고 조언했다.
 
이를 3의 법칙이라고 한다.
핵심은 가장 중요한 한 가지 과제를 먼저 처리하는 것이다.
그 이유는 해당과제를 해결하는 것이 궁극적으로 최고의 보상을 가져다주기 때문이다.
유의할 점은 가장 중요한 과제가 반드시 가장 급박한 과제는 아니라는 사실이다.
때로는 구체적인 마감기한이 없는 과제가 장기적으로 가장 커다란 보상을 가져다준다.
예를 들어 웹사이트를 새로 설계하거나 포트폴 리오를 다시 만드는 일처럼 말이다.
 
더 결정적인 문제가 있었다.
내 할 일 목록은 아무런 구분 없이 뒤죽박죽이었다.
나는 항상 목록 위쪽에 매일 하는 기본적인 일을 쓰고 그 밑에 중요한 과제를 적고 동그라미나 별 표시로 강조해 두었다.
하지만 별로 효과적이 지 않았다.
개인적인 목록은 언제나 업무 목록에 밀리기 일쑤고, 아주 중요하고 급한 개인 용무가 있을 때면 예외 없이 문제가 생겼다. 어떤 항목은 계속해서 미뤄지다가 결국 잊혔다.
 
리치의 조언에 따라 할 일 목록을 새로운 형태로 설계했다.
우선 전체 페이지를 마감 그룹,  자금 그룹,  연락 그룹 세 부분으로 나눴다.
 
중요한 항목은 모두 '마감' 그룹 안에 적는다.
 
재정과 관련된 항목은 '자금' 그룹에 들어간다.
'청구서 발행'이나 '아이들 수학여행비 납부' 항목이 여기에 포함된다.
 
마지막으로  전화연락이나 이메일 관련 일은 '연락' 그룹에 넣는다.

이 가운데 급한 일은 '마감' 그룹으로 이동시킨다.

이렇게 만들어진 목록은 무엇을 먼저 처리해야 하는지 분명하게 보여준다.
나는 일과 삶은 철저히 분리해야 한다는 원칙주의자다.
그러나 정작 일 관련 목록과 개인적인 목록을 따로 작성했을 때는 문제가 발생했다.
일할 때는 일에 집중하려다 보니 자연스럽게 개인적인 업무가 우선순위에서 밀려났다.
하지만 이 새로운 업무 구분법 덕분에 일과 삶을 통틀어 가장 중요한 일이 무엇인지,
당장 처리해야 할 일은 무엇인지 명확히 안다.
우선순위를 깨달으면 중요하지 않은 쉬운 일로 도피할 수 없게 된다.
 
남아 있는 과제는 죄책감을 불러일으킨다.
내 목록에 '죄책감 항목'은 총 여덟 가지였다.
대부분 이전 목록에서 계속해서 넘어온 과제였다.
그 항목들만 보면 스스로가 부족한 것만 같다.
 
 
리치가 말했다.
 
"죄책감은 무거워서 당신을 강하게 짓누를 겁니다.
죄책감을 느끼게 만드는 모든 항목을 최대한 빨리 없애야 하는 이유죠.
우선 목록에서 죄책감을 자극하는 항목이 어떤 것인지 살펴보세요.
그것을 우선순위로 삼고, 그날이 저물기 전에 모두 처리해야 합니다.”
 
죄책감의 원인은 다양했다.
얼마 남지 않은 배우자의 생일 선물을 준비하지 못해서,
여동생에게 휴가에서 함께 쓴 비용을 돌려주지 못해서,
소셜 미디어에 스튜디오 홍보용 게시물을 올리지 못해서,
인터넷 요금을 두 군데에 중복으로 납부해서...
그런데 정말로 이상한 점은 내가 죄책감의 원인을 확인하자마자 모두 해결 가능한 과제로 보였다는 사실이다.
실제로 그날 그 모든 과제를 해치워버렸다.
 
이렇게 가장 힘들고 거대한 과제로 하루를 시작하면서 제일 먼저 처리하는 방식을 '개구리 먹기'라고 한다.
개구리 먹기란 브라이언 트레이시 Brian Tracy가 < 개구리를 먹 어라 Eat That Fros>에서 제시한 생산성 향상 기술이다.
이 기술을 활용해 어려운 과제가 할 일 목록에 계속 남아서 부 담으로 작용하는 것을 막을 수 있다.
 
이 목록에서 저 목록으로 옮겨 다니며 힘든 과제를 외면하는 이유를 여기서 찾았다.
나는 그 과제들을 얼른 처리해야 한다고 스스로에게 계속해서 말하고 있었지만 개구리들의 위협 때문에 마비되고 말았던 것이다.
 
'여동생에게 돌려줄 만큼 돈이 충분하지 않으면 어쩌지?
인터넷 서비스 한쪽을 제대로 해지하지 못해서 비즈니스 이메일 계정에 접근할 수 없게 되면 어쩌지?'
 
내 안의 죄책감과 두려움을 직면하자 모든 일을 가뿐하게 처리할 수 있었다.
죄책감이나 두려움 자체가 나쁜 것이 아니다.
해당 과제에 대한 감정을 최대한 많이 느껴보는 것이 중요하다.
핵심은 그 일을 해냈을 때 누구에게 기쁨과 도움이 될지 깨달으면 할 일 목록이 더는 위압적으로 느껴지지 않는다는 것이다. 이제 할 일 목록은 해결해야 할 과제 더미가 아니며, 우리는 그 일을 함으로써 심리적으로 만족감을 얻는다.
 
할 일 목록을 '장기 프로젝트'와 '단기 프로젝트'로 구분하는 방법도 유용하다.
지금껏 나는 그 모든 항목을 종이 한 장에 욱여넣곤 했다.
그러다 보니 목록은 항상 복잡하고 부담스러워 보였다.
'두 달 뒤 마감인 《내셔널 지오그래픽 National Geographic) 기사 작성'이나 '6개월 뒤 만료 예정인 여권 갱신' 항목처럼 장기적인 과제는 리마인더 기능이 있는 온라인 달력으로 넘긴다.
알림이 오면 다시 할 일 목록에 포함시킨다.
목록을 어디에 적는가도 중요하다.
다양한 앱과 프로그램을 이용해도 되지만 펜으로 종이에 직접 쓰면 더 잘 기억할 수 있다. 
 
표현 방식에 특히 유의하자.
'웹사이트 재정비 작업 끝내기'는 마치 불가능한 과제처럼 보인다.
대신 '웹사이 트 마지막 페이지에 들어갈 콘텐츠를 선택하고, 업로드하고, 최종 확인하기'처럼 작은 단위로 쪼개 구체화하면 실천하기 쉬워진다.
 
연구 결과에 따르면 사람들은 목표가 구체적일 때 훨씬 더 좋은 성과를 거둔다.
 
가령 '더 자주 운동 하기'는 '월요일 • 목요일 • 토요일에 달리기'로,
'프로젝트 끝내기'는 '프레젠테이션에 이미지 삽입하고, 오타 확인하고, 인쇄하기'로 표현하면 실현 가능성이 더 높아진다.
'돈 더 많이 벌기', '소비 줄이기', 더 잘 먹기'도 마찬가지다. 
 

매일 일정을 정해놓고 할 일을 일정에 추가하는 방식 역시 효과적이다.
메일이 올 때마다 답장하지 않고 이 메일 작성 일정에 그 일을 추가한 후 한꺼번에 처리하는 것이다.
그리고 다음번 일정까지 받은 편지함을 그대로 내버려 둔다.
전화 통화, 청구서 작성, 제품 포장 및 발송, 소셜 미디어, 글쓰기, 제품 제작 및 준비 등의 일에도 똑같이 적용된다.
이 방법을 활용하면 과제도 보다 빨리 처리할 수 있는 데다가 집중력 저하도 막을 수 있다.
해당 시간에 무엇을 해야 하는지 분명히 알기 때문이다.
 
이때 두 개의 타이머를 사용한다.
하나는 2시간짜리 세션이 끝날 때 울리고,
나머지 하나는 그 세션 안에서 약 45분마다 한 번씩 울린다.
알람이 울리면 15분 휴식한다.
 
이 방법의 단점은 마음만 먹으면 얼마든지 타이머를 무시하고 중간에 다른 일을 하거나 알람이 울린 후에도 더 일 할 수도 있다는 것이다. 하지만 꾸준히 원칙을 지키는 훈련을 한다면 운동으로 근육을 키우듯 집중력이 커질 것이다.
시간이 길어 부담스럽다면 체육관에서 조금씩 중량을 늘려나가는 것처럼 30분짜리 짧은 세션으로 시작해서 서서히 늘려나가자.
어떤 방식을 선택하든 하루에 할 수 있는 일의 양을 철저하게 현실적으로 바라봐야 한다.
특히 일정을 세션별로 짜기로 했다면 말이다.
 
 
“계획 오류 panning fallacy라는 놀라운 현상이 있다.
우리가 어떤 일에 시간이 얼마나 걸릴지 예상하는 데 대단히 무능하다는 사실이다.
사람들은 실제보다 빨리 일을 끝낼 수 있을 거라 생각하는 경향이 있다.
그래서 늘 정신없이 허둥댄다.
 
약속을 과도하게 많이 잡거나 계획을 지나치게 빡빡하게 짜는 것은 인간의 본성이다.

이 번 주 목요일까지는 할 수 있어?
하지만 금요일이 되어서도 시작도 하지 못했다.
그러고는 실패라고 생각해 버린다.
 
솔로 워커의 하루는 처음에는 아주 길어 보인다.
많은 약속과 계획으로 가득 차 있다.
하지만 얼마 지나지 않아 시간에 쫓기는 상황에 맞닥뜨린다.
어떻게 대처할 수 있을까?
 
기대는 종종 경험을 압도한다.
기대하는 사람이 바로 자신이기 때문이다.
이에 맞서는 방법은 '계획대로 안 되는 일은 종종 일어난다'는 사실을 떠올리는 거다.
과도하게 약속을 잡고 실행하기 힘든 계획을 세우다가 더 많은 스트레스와 공포에 사로잡힌다는 사실을 인식하는 것이다.
당신이 부족해서가 아니다. 단지 인간의 본능일 뿐이다.
 
*인용책:솔로워커, 미치지 않고 홀로 일하는 법

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